Estos hábitos invisibles te roban la energía y te hacen, a ti y a tu equipo, menos productivos He aquí una revisión minuciosa de algunos hábitos cotidianos que pasan desapercibidos y que afectan la productividad, y cómo combatirlos.

La pandemia trajo cambios drásticos a nuestros lugares de trabajo. Uno de los hallazgos inesperados fue que, en muchas empresas, la productividad se disparó. Pero en 2022, algunas de esas empresas se quedaron igualmente perplejas cuando la productividad se desplomó. Según la Oficina de Estadísticas Laborales de Estados Unidos, 2022 registró la caída más pronunciada en la productividad desde 1947.

Si bien la razón de la caída no fue obvia, una cosa es segura: para los líderes, repartir culpas no es la mejor estrategia. Causa pánico y baja la moral. Ciertamente no motiva a los empleados a trabajar. Un mejor enfoque es poner manos a la obra, identificar los obstáculos y descubrir cómo superarlos juntos.

Como CEO de Jotform, he aprendido que las mayores fugas de productividad no son las pausas para tomarse un café o navegar por las redes sociales. A menudo son hábitos que pasan desapercibidos. He aquí algunas situaciones en las que identifico fugas de energía en mi equipo.

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Evitar el exceso de trabajo

Al observar las caídas en la productividad postpandémica, algunos expertos especularon que el exceso de trabajo era uno de los culpables invisibles. Como dijo el economista Lawrence H. Summers, presidente emérito de la Universidad de Harvard y ex secretario del Tesoro, a The Washington Post, muchos empleados estaban trabajando de manera insosteniblemente dura en 2020 y 2021. Esto llevó a un agotamiento generalizado y a un aumento en lo que se conoció como la "renuncia silenciosa", es decir, hacer lo mínimo en el trabajo. Este "ausentismo", dijo Summers, probablemente nos llevó a una baja en la productividad.

Creo que todos estamos de acuerdo en que durante esos "tiempos inciertos", muchos de nosotros luchábamos por mantener a flote nuestros negocios y carreras. Aunque la economía todavía está lejos de ser estable, es justo decir que hoy en día tenemos más factores bajo nuestro control. Los líderes pueden tomar medidas para asegurarse de que el exceso de trabajo no sea la "nueva normalidad".

¿Cómo puede la dirección de una empresa crear un ambiente que evite el exceso de trabajo?

En Jotform, intento dar el ejemplo a mi equipo poniendo límites. Cuando salgo de la oficina, realmente me desconecto, excepto en casos de emergencia. (En la mayoría de los dispositivos, es bastante fácil agregar excepciones al modo "No molestar".)

También tratamos de trabajar con plazos flexibles, negociables, más que con imposiciones rígidas. Intento cultivar un ambiente en donde el "tiempo en la oficina" no sea la forma de medir la productividad. Nos enfocamos en los resultados, en lugar de en el estar "presentes". Ayuda a nuestros empleados a evaluar por sí mismos cuándo trabajan mejor y cuándo necesitan descansar. A largo plazo, cuando los empleados no viven agotados, la productividad aumenta.

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Fomentar la conexión social

Las pausas para el almuerzo y las pláticas en el dispensador de agua suelen verse como la antítesis de la productividad, pero, de hecho, esas interacciones sociales informales pueden aumentar la motivación. Además, como explica Harvard Business Review, el sentido de aislamiento contribuye al agotamiento de los empleados aún más que una carga laboral pesada. En resumen, evitar la socialización es malo para los negocios.

Para fomentar la integración y combatir la soledad, crea dinámicas con tu equipo. Organicen almuerzos una vez por semana. Dispara una pistola Nerf cada vez que alguien cierre un proyecto. Programa pausas para el café (en línea o en persona) donde los colegas puedan hablar sobre temas que no sean laborales. (Consejo profesional: hazlo opcional para que los empleados no estén obligados a asistir si están en medio de un proyecto que requiere concentración profunda. Después de todo, estas deberían ser actividades informales y divertidas, no obligatorias.) Crea un canal en Slack donde las personas puedan compartir contenidos para romper el hielo. La empresa de software de comunicación Range programa un espacio de juego semanal de 30 minutos para sus empleados, una excelente idea para tomar un descanso y conectarse.

Cuando subestimamos y desalentamos la conexión social, perdemos sus verdaderos beneficios y su impacto en la productividad. Los rituales pueden ayudar a forjar lazos más significativos y aumentar la motivación. La Escuela de Negocios de Harvard lo dijo muy bien: los equipos que juegan juntos se mantienen juntos.

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Priorizar la autonomía

Siempre he sentido que tener demasiadas juntas puede ser un obstáculo para la productividad — pero el tamaño de esa barrera fue algo que me sorprendió. Investigaciones recientes muestran que el 70% de las reuniones impiden que los empleados realicen un trabajo productivo. El 92% de los empleados consideran que las juntas son costosas e improductivas. Los investigadores encontraron que la productividad de los empleados era un 71% más alta cuando las reuniones se reducían en un 40%.

Pero antes de eliminar todas las juntas de tu agenda, es importante entender la conexión entre las reuniones y la productividad.

Según los investigadores mencionados anteriormente, cuando los empleados tienen demasiadas reuniones, se sienten microgestionados. Cuando tienen menos, se sienten más autónomos, lo que a su vez aumenta la motivación y, como resultado, la productividad.

Antes de eliminar todas las juntas de tu agenda, es importante entender la conexión entre las reuniones y la productividad.

Intento tener esto en cuenta cuando programo reuniones. Me pregunto si realmente necesito una actualización del estado de las cosas, si los empleados realmente necesitan mi opinión o si debo dejar que lo resuelvan solos. En muchos casos, un mensaje vía chat o una plataforma de gestión de proyectos logrará alinear los objetivos del equipo sin requerir una reunión. De hecho, los investigadores de HBR encontraron que el 83% de los empleados preferían tener contacto por chat en lugar de las juntas tradicionales porque les ahorra tiempo.

A medida que las empresas continúan con la transición de la vuelta a la oficina y definen la "nueva normalidad", podremos ver fluctuaciones, a corto plazo, en la productividad. Pero ofrecer autonomía a los empleados, fomentar conexiones genuinas y evitar el agotamiento es tu mejor apuesta para aumentar la productividad de manera sostenible.

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